Jak pytać? Pytania do wywiadu

Wywiad jest jedną z najczęściej stosowanych metod audytu. Często jest mylony z ankietą, czyli podobnym narzędziem, ale najczęściej wysyłanym drogą elektroniczną rzadziej z udziałem ankietera.

  • Ankieta (wł. kwestionariusz ankiety) to narzędzie do samodzielnego wypełnienia przez ankietowanego. 
  • Wywiad to działanie oparte o przygotowane pytania. Umożliwia dopytanie, uszczegółowienie pytań i pogłębienie pytań jak również doprecyzowanie odpowiedzi. W wywiadzie krytycznym jest udział audytora, jako prowadzącego wywiad.

Z punktu widzenia gromadzenia dowodów z audytu dużo bardziej efektywnym jest wywiad, który umożliwia odnalezienie tzw. “ukrytej prawdy”. Są to często informacje pomijane przez osobę udzielającą odpowiedzi, czasem celowo a czasem nieświadomie, których uzyskanie jest niebywale istotne do oceny faktycznego obrazu systemu zarządzania bezpieczeństwem i ochroną w organizacji.

Jak przygotować się do wywiadu?

Audytor, który będzie korzystał z wywiadu powinien pamiętać o dwóch kluczowych zasadach, które można zamknąć w dwa pytania:

  • Czego chcę się dowiedzieć?
  • Z kim będę rozmawiał?

Czego chcę się dowiedzieć?

Przy projektowaniu wywiadu audytorzy, szczególnie początkujący zadają sobie pytanie:

O co chcę zapytać?

Mimo pozornej zbieżności, zadane pytania czy scenariusz wywiadu potrafi być zdecydowanie różny. Przykład praktyczny, podany na końcu artykułu wskaże, jak ważną kwestią jest zrozumienie różnicy.

Dobra praktyka

Dobrą praktyką jest używanie kolumny “uwagi” w kwestionariuszu wywiadu, wskazującej na istotę i cel pytania. Poza pomocą audytorowi, który prowadzi wywiad, opis taki pomaga również w uzgadnianiu wniosków i formułowaniu zaleceń. Po intensywnym i obszernym audycie w którym zadanych zostało setki pytań czasem trudno sobie przypomnieć “o co  chodziło” na etapie projektowania wywiadu.

Z kim będę rozmawiał?

Wywiady prowadzone są zarówno z liderami obszarów, managerami, ale też członkami zarządu. Z drugiej strony warto zaplanować rozmowy z szeregowymi pracownikami. Dzięki temu uzyskamy ciekawy efekt zestawienia wyobrażeń kadry zarządzającej i kierowniczej z tym, jak postrzegają stan bezpieczeństwa i ochronę pracownicy, na co dzień realizujący konkretne działania. Idealizacji własnej organizacji poświęcimy szereg artykułów. 

Dobra praktyka

W przypadku wywiadów prowadzonych z osobami na stanowiskach wykonawczych warto zwrócić uwagę na tzw “korpus słownikowy”, czyli słowa dość podobne do użytych przez osoby będące liderami obszarów bezpieczeństwa. Niestey, nadal złą praktyką jest przygotowywanie pracowników do audytu, tak aby “wypaść jak najlepiej”. Po zidentyfikowaniu słów i określeń, które nie do końca pasują do respondenta, warto poprosić o wyrażenie opinii czy odpowiedź swoimi słowami. Np. prosząc:

“Czy mógłby pan/mogłaby pani opowiedzieć jak to rozumie?”

Praktyczny przykład:

Audyt bezpieczeństwa prowadzony był w zakładzie przemysłowym. Obszar bezpieczeństwo przemysłowe, w tym BHP, PPOŻ, ATEX oraz bezpieczeństwo danych osobowych. W tym samym czasie jedna z firm doradczych prowadziła identyfikację procesów, co nazwała audytem organizacyjnym. Tak się złożyło, że w czasie wizji lokalnej zespołu audytu bezpieczeństwa, znaleźliśmy się obok konsultanta, który prowadził wywiad z pracownikiem produkcyjnym. Zadał pytanie:

– Jakie procesy pan realizuje?

Pracownik nie wiedząc co powiedzieć rozglądał się w panice. Konsultant zirytowany brakiem odpowiedzi i możliwe że też tym, że zespołowi audytu bezpieczeństwa towarzyszył, nacisnął na pracownika:

– No w jakich procesach pan bierze udział?

– Panie, ja jestem niekarany – odpowiedział pracownik.

Komentarz

Czego chcemy się dowiedzieć?

Warto zadać sobie pytanie, czy pracownik na linii produkcyjnej realizuje całe procesy, czy tylko ich etapy lub kroki? I w tym kontekście czy pytanie powinno być o procesy, czy o czynności?

Faktem jest, że konsultant miał zidentyfikować procesy, ale istotą projektowania wywiadu jest właściwe określenie respondentów i zaplanowanie całego badania.

Z kim rozmawiam?

Ten aspekt jest bardzo istotny i niestety często pomijany. W przykładzie oczywiście mamy różnicę w wykształceniu oraz branży, która mocno rzutuje na słownik. Tak pracownik kojarzy słowo “proces” w sposób potoczny, tak konsultant rozumiał w sposób potoczny słowo “moment” w kontekście używania klucza dynamometrycznego (o co audytor zapytał w chwili wolnej w kantynie). Dla konsultanta moment to chwila, a nie moment dokręcenia śruby (bardzo istotny element mechaniki).

Dobra praktyka

Wypełniając wywiad treściami odpowiedzi, warto odpowiedzi zapisać czasem w sposób dokładny, potem je uszczegóławiając. Może się okazać, że respondent używał określenia branżowego, czy nawet słownikowego, ale z danego regionu kraju czy innej narodowości. Ten drugi aspekt jest szczególnie ważny w środowiskach międzynarodowych, gdzie funkcje i stanowiska piastują nie tylko osoby pochodzące z danego kraju.    

Więcej informacji o audycie bezpieczeństwa?

Jeśli potrzebują Państwo więcej informacji o niniejszej stronie, audycie bezpieczeństwa, publikacjach lub naszych usługach zapraszamy do kontaktu.

Udostępnij
Udostępnij
Strona używa Cookies do usprawnienia komunikacji i wygody. Domyślnie Cookies są wyłączone.